7 Dokument

Dokument on lihtsalt öeldes märgid (tavaliselt si­suline tekst), millele on lisatud nende märkide õig­sust kinnitav märk (allkiri või nagu vanasti kolm risti) taasesitataval kujul (st saab uuesti neid märke vaadelda, kui on vaja).
Üldiselt peetakse kõige turvalisemaks viisiks do­kumenti hoida paberil, sest see on jääv ning sel­lega on enamasti tagatud sisu taasesitatavus. Iga­sugu digitaalsed lahendused vajavad uute vor­mingute tulekul ülesalvestamist, et uus prog­ramm suudaks lugeda, või viimist uutele and­me­kandjatele, nt flopikettalt CD-le või CD-lt mä­lu­pulgale jms, sest uued seadmed enam vanu sead­meid ära ei tunne. Hetkel veel CD teatakse, aga osadel seadmetel pole enam CD-lugejat, nt tah­vel­arvutitel ja oleme ausad, ka mälupulgaga on raskusi juba. Loodame, et uued programmid suu­davad ka pilves asuvaid vanu (tol ajal igati või enam-vähem kaasaegses vormingus sal­ves­ta­tud) andmeid lugeda, isegi digiallkirju.

Dokument aitab meil pidada meeles tähtsaid või vä­hemtähtsaid asjaolusid. Nt et keegi on kelle­le­gi võlgu. Kui võlgnik unustab ära, et ta on võlgu, siis saab võlausaldaja seda talle meelde tuletada sel­li­se dokumendi abil, mille võlgnik on all­ki­r­jas­tanud. Allkirjaga antakse teada, et see info on õi­ge. Pettuse välistamiseks, et keegi kelleltki ole­matut või võõrast võlga ei nõuaks, on vajalik nõu­de taas­esitatavus (tekst on loetav) koos all­kir­jaga ehk dokument. Raamatupidamises on sa­mu­ti dokumendid väga olulised. Sellega välis­ta­takse mitmeid pettusi.

RPS § 7 lg 1-5 ja 8:
(1) Raamatupidamise algdokument on tõend, mille sisu ja vorm peavad vaja-duse korral võimaldama kom­pe­tentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõe­pära­sust.
(2) Kui seaduses või selle alusel antud määruses ei ole sätestatud teisiti, peab algdokument sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmeid:
1) toimumisaeg; 2) majandusliku sisu kirjeldus; 3) arvnäitajad, näiteks kogus, hind ja summa.
(3) Kui raamatupidamiskohustuslase tehingupooleks on raamatupidamisko-hustuslane, […] peab kauba võõrandamise või teenuse osutamise kohta esita-tud arve sisaldama lisaks käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetatule ka arve numbrit või muud iden­ti­fit­see­ri­mis­tunnust ja tehingupooli identifitseerida või­mal­davaid andmeid.
(4) Majandustehingu kirjendamisel raamatu­pidamis­registrites tuleb alg- või koonddokumendile lisada viide kirjendile.
(5) Algdokument peab olema masintöödeldav. Alg­do­ku­ment võib olla muus püsivat kirjalikku taas­esi­ta­mist võimaldavas vormis, kui see tuleneb õigusak-tist või kui tehingupoolel ei ole masintöödeldava alg­do­ku­mendi käitlemise või-malust ja selle võimaluse loo­mi­ne nõuab temalt ebaproportsionaalselt suuri kulu­tu­si või pingutusi.
(9) Algdokumenti on lubatud üle viia teise vor­min­gus­se või teisele teabekand-jale, kui üleviimise käigus ei muudeta majandustehingut puudutavaid alg­doku­men­di andmeid ning tagatakse alg­doku­men­di vasta­vus seaduses sätestatud nõuetele. Sellisel ju­hul võib raa­ma­tupidamiskohustuslane säilitada üksnes muu­de­tud vorminguga või teisel teabekandjal alg­doku­menti.

KMS § 37 lg 7 esitab hoopis need nõuded:
1) arve järjekorranumber ja väljastamise kuupäev; 2) maksukohustus-lase nimi, aadress, maksu­kohus­tus­lasena registreerimise number; 3) kauba soetaja või teenuse saaja nimi ja aadress; 4) kauba soetaja või teenuse saaja maksukohus-tuslasena regist­ree­ri­mi­se number, kui tal on maksukohustus kauba soe­ta­misel või teenuse saamisel; 5) kauba või teenuse ni­me­tus või kirjeldus; 6) kauba ko-gus või teenuse maht; 7) kauba väljastamise või teenuse osutamise kuu­päev või kauba või teenuse eest osalise või täie­liku makse laekumise kuupäev, kui see on kindlaks­mää­ratav ja erinev arve väljastamise kuupäevast;
8) kauba või teenuse hind ilma käibemaksuta ning alla­hindlus, kui see pole hinna sisse arvatud; 9) mak­sus­tatav summa käibemaksumäärade kaupa koos ko-hal­datavate käibemaksumääradega või mak­su­va­ba käibe summa; 10) tasumi-sele kuuluv käibe­mak­su­sum­ma […] eurodes.

Arvestada tuleb, et erinevad seadused oleksid kor­raga täidetud, kui kuulutak-se oma tege­vu­se­ga selle seaduse reguleerimisvaldkonda.

Käibemaksukohustuslaseks peab eraldi regist­ree­rima, kui on soov, vajadus või teatud juh­tu­del kohustus, aga RPS nõu­ded tuleb igal juhul täi­ta.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *